KULON PROGO-DINKOPUKM – Keberadaan arsip memang sangat penting bagi sebuah organisasi ataupun lembaga, apalagi bagi sebuah instansi. Pengelolaan arsip secara baik tentunya akan mempermudah dalam mencari dan menggunakan arsip itu sendiri untuk sebuah kepentingan.

Terkait dengan hal tersebut pada Selasa (9/2) Dinas Koperasi UKM (dibawah kepemimpinan Dra. Sri Harmintarti, MM), melakukan penataan Arsip Aktif yang dilakukan oleh Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian (Retno Dwi H, S.Si., MT) yang didampingi oleh Kabid Dinas Kelembagaan Kearsipan (M. Etik Dwi Wulanjari, S.IP, M.Si) Arsiparis Madya (Sri Rahayu Yustina S.IP, MM), Arsiparis Muda (Kandar Abadi, SH), dan 3 (tiga) THL Kearsipan. 

Diadakannya penataan arsip Aktif ini bertujuan agar:

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga / organisasi.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip sebagai yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang - undangan.
4. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
5. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi,sosial,politik,budaya,pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa
6. Meningkatkan kualitas pelayanan publik.

Arsip Aktif meliputi arsip yang frekuensi penggunaan nya tinggi dan/atau terus menerus dan berada di unit pengolah / pencipta dan menjadi tanggung jawab pencipta arsip.pengelolaan arsip dilakukan pada (Bidang, Sub bidang, Seksi, Sub bagian). Arsip aktif dilakukan dengan cara Pengelompokan arsip dan Pembuatan Daftar Arsip.

syarat pengelompokan arsip adalah:

- sudah mengelompokkan semua arsip

- Mengelompokan 80% arsip yang ada

- Mengelompokan 60% arsip yang ada

- Mengelompokan 40% arsip yang ada

- Mengelompokan 20% arsip yang ada

- Belum dilakukan pengelompokan

Dan syarat pembuatan arsip adalah:

- Sudah membuat semua daftar arsip

- Membuat daftar arsip 80% arsip

- Membuat daftar arsip 60% arsip

- Membuat daftar arsip 40% arsip

- Membuat daftar arsip 20% arsip

- Belum membuat daftar arsip

Dengan diadakannya penataan arsip Aktif ini diharapkan agar bisa memudahkan petugas dalam membuat, dan mencari arsip yang diinginkan karena sudah dikelompokkan dan ditata dengan rapih.